Экономить время или управлять им?

Сейчас много говорят об экономии времени. Но в этом выражении есть негативный смысл. Экономия времени имеет прямое отношение к экономии на себе. Даёт ли это эффект? Разве что, краткосрочный. Жёсткие временные рамки, повышенная скорость выполнения работы – это постоянный стресс. Который, рано или поздно, повлияет на эффективность работы и здоровье не лучшим образом. Поэтому здесь мы поговорим об эффективном управлении временем.

Эффективное управление временем зависит от таких факторов:

- скорость выполнения тех или иных операций;

- скорость получения и обмена информацией на всех уровнях организации;

- временная синхронизация задач, проектов, сотрудников, партнёров и клиентов.

Безусловно, есть и другие факторы, которые влияют на управление временем. Но, в данном случае, мы подробнее остановимся на управленческих факторах, которые влияют на эффективное использование рабочего времени. Ведь большинство руководителей и сотрудников испытывают дефицит именно рабочего времени. Так как клиенты, контрагенты не работают 24 часа в сутки.

За счёт чего можно повлиять на эти факторы? Расписанного по минутам дня, самодисциплины и всего того, что предлагается для экономии времени, явно не достаточно. Нужен системный подход, который охватит все уровни организации и даст руководителю реальные рычаги управления временем не только в организации, но и во внешней среде.

Тут на помощь приходят современные информационные технологии. На фоне многих программ для бизнеса можно выделить достаточно интересный для руководителей продукт – «Простой бизнес» (http://www.prostoy.ru). Функции реального управления временем не только руководителя, но и партнёров, сотрудников, клиентов здесь реализованы достаточно оригинально. Рассмотрим некоторые из них.

Управление временем сотрудников

Начнём с того, что для управления временем недостаточно управлять только своим временем.

В «Простой бизнес» управление временем сотрудников организовано с помощью функции Автоматический учёт времени.

Чтобы включить функцию, достаточно поставить «галочку» непосредственно в рабочем окне вашей организации. С этого момента руководитель получает возможность контролировать рабочее время сотрудников в режиме «он-лайн». Выполняемое дело связано с задачами, которые назначены сотруднику и календарём, что позволяет увязать процессы с календарным временем.

Интересно то, что сотрудники могут назначать дела не только себе, но и другим сотрудникам. Это удобно для тех организаций, где работают проектные команды или ведётся коллективная работа над задачами.

Что делают сотрудники, в рамках какой задачи, сколько времени на это тратят и другая информация доступна для руководителя в соответствующем меню «Простой бизнес».

Календарь

Начиная с версии 1.6 пользователям «Простой бизнес» доступен модернизированный Календарь. Основным отличием этого инструмента от аналогичных браузерных или обычных программ является то, что пользователь синхронизирует свои дела не только с датами, но и с работой всей организации. То есть, календарные даты «привязываются» к конкретным проектам, задачам и делам сотрудника.

Кроме удобного управления календарём, есть возможность использовать режимы линейного отображения событий («таймлайн») или режим «диаграмма Ганта». Зависит от того, как пользователю лучше воспринимать графическую информацию.

Таким образом, Календарь позволяет быстро и просто планировать свою работу, организовывать день, неделю или более длительный период времени.

Документооборот и шаблоны документов

Современные организации никогда не откажутся от документов. И дело не только в обязательной финансовой отчётности (счета, накладные, юридические документы), но и в элементарном управленческом учёте. Что написано пером, как говорится, не вырубишь и топором.

Начнём с того, что в «Простой бизнес» очень удобно создавать хранилище документов. Простая система быстрого поиска позволяет за считанные секунды найти документ, даже если он создан другим пользователем. Это ещё не всё.

В любой организации, ежедневно, могут создаваться десятки однотипных документов. Программа «Простой бизнес» предоставляет готовые шаблоны документов для пользователей, а также возможность импорта или создание собственных шаблонов.

Что это даёт? Во-первых, создание документа из шаблона занимает значительно меньше времени. Во-вторых, руководитель получает возможность реализовать корпоративную культуру в организации. Например, все клиенты получают документы с одинаковой структурой и форматированием. Руководителю также не нужно разбираться в структуре документов от разных сотрудников. Информация воспринимается и обрабатывается быстрее.

Инструменты документооборота от «Простой бизнес» позволяют автоматизировать и упростить создание, передачу и закрытие документов.

Организация данных с помощью таблицы

Даже в небольшой компании создаётся и используется большой объём оперативной, управленческой и рабочей информации. Например, руководителям, менеджерам направлений и сотрудникам часто нужна информация о работе с клиентами, подрядчиками. Никакая экономия времени не поможет быстрее найти нужную информацию и оперативно использовать её в работе. Поэтому разработчики бизнес-приложений создают инструменты для создания единого хранилища информации.

В «Простой бизнес» реализован инструмент Универсальная таблица. Таблица создаётся руководителем или администратором, по указанию руководителя. Сотрудники вносят информацию в таблицу и, таким образом, создаётся хранилище.

Информация в Универсальной таблице предоставлена в удобном для восприятия, табличном виде. Руководитель может создавать или менять структуру таблицы, сортировать данные, для более удобного использования в работе.

В Универсальной таблице руководитель или сотрудник могут быстро найти нужную информацию, например, о работе с конкретным поставщиком или подрядчиком. Для быстрого перехода по данным есть строка поиска.

Что немаловажно для управленческого учёта, есть возможность просмотра истории создания, редактирования записей в таблице.

Оперативные коммуникации

Основой современного бизнеса являются оперативные коммуникации, с сотрудниками, клиентами и партнёрами, подрядчиками. Классические совещания, аудиенции менеджеров и специалистов в кабинете руководителя уходят в прошлое.

Разработчики «Простой бизнес» снабдили программу широкими коммуникативными возможностями, что отличает эту программу от многих аналогов. Мы остановимся, на наш взгляд, самом интересном и перспективном средстве связи от «Простой бизнес» – видеочате.

Конечно, есть много программ, достаточно популярных, с помощью которых вы можете организовать видеоконференцию. Начнём с того, что в «Простой бизнес» эта функция встроена. То есть, вам, вашим сотрудникам, партнёрам достаточно установить «Простой бизнес». Нет проблем совместимости программ, зависимости от технических проблем программы, разработчики которой находятся в другой стране и т.п.

Даже если у человека отсутствует «Простой бизнес», вы всё равно можете пригласить его в видеочат, отправив соответствующую ссылку по электронной почте прямо из «Простой бизнес». Пользователи «Простой бизнес» приглашаются из листа контактов.

Чтобы видеочат не превращался в балаган, руководитель может управлять процессом. Используя функции, вы можете назначать роли участникам видеочата. Например, спикер, слушатель.

Участники видеочата могут управлять своими статусами, предупреждая других участников о том, находятся ли они на месте, отошли и т.п.

Кроме видеочата есть и другие средства коммуникаций: телефония, отправка факсов и sms. Конечно же, присутствует программа управления и работы с электронной почтой. Удобство здесь в том, что вам и вашим сотрудникам не нужно устанавливать дополнительные программы, приложения. Все средства коммуникаций уже встроены в «Простой бизнес» и, что немаловажно для обычных пользователей, более просты в работе.